1.- POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE GALENICUM HEALTH COLOMBIA S.A.S.

 

 

I. Introducción

 

En Galenicum Health Colombia S.A.S., identificada con NIT. 900.853.684-2 (la “Compañía”, o el “Responsable”) reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) describe los datos personales que son recolectados, la manera en que la Compañía trata datos personales, cómo los Titulares pueden ponerse en contacto con la Compañía y ejercer sus derechos, entre otros.

En general, toda la información suministrada por los titulares, o que de otra forma la Compañía recolecte en el marco del giro ordinario de sus actividades, será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos.

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II. Definiciones

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Para la interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

• Datos Sensibles: todo aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de del Responsable del Tratamiento.

• Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.

• Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

• Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.

• Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a la Compañía.

• Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.

• Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

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III. Principios

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A fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando la Compañía realice el Tratamiento de Datos Personales, se regirá por los siguientes principios:

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• Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La Compañía debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual la Empresa debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Compañía en calidad de Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todo el Personal de la Compañía y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de la Empresa, están obligadas a garantizar la reserva de la información.

• Principio de responsabilidad demostrada: Al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, la Compañía implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable.

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IV. Información del Responsable Del Tratamiento

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• Razón Social: Galenicum Health Colombia S.A.S.

• NIT.: 900.853.684–2

• Dirección: Calle 70 Bis No. 4 - 41

• Correo Electrónico: sm@galenicum.com

• Teléfono: 34620111

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V. Tratamiento y Finalidades

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En virtud de la relación que se establezca entre la Compañía y el Titular, informamos que los Datos Personales objeto de recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades.

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1. Finalidades Generales: Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos Personales:

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• El registro de la información de personal en los sistemas de la Compañía.

• El pago de obligaciones contractuales.

• La comunicación con los Titulares para efectos comerciales o de mercadeo.

• La implementación de estrategias comerciales, laborales, organizacionales y de mercadeo.

• Transmisión y Transferencia de los Datos Personales a terceros con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.

• El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

• La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los Datos Personales le corresponde a la Compañía.

• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por la Compañía.

• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de la Compañía.

• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.

• Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y la Compañía o de la autorización dada por el Titular.

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2. Empleados: La Compañía utilizará los Datos Personales de sus empleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

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• Incorporar sus Datos Personales en documentos que resulten necesarios para gestionar la relación y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de la Compañía en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

• Desarrollar una correcta gestión de la relación que vincula al Titular con la Compañía.

• Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos de la Compañía y mantenerlos actualizados.

• Administrar los Datos Personales para que la Compañía, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento de sus Datos Personales.

• Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.

• Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el colaborador haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.

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3. Proveedores y/o Contratistas:
El Responsable utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como al personal de sus proveedores y/o contratistas cuando estos sean personas jurídicas de los mismos de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

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• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.

• Recolectar, registrar y actualizar sus Datos Personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con la Compañía.

• Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a la Compañía y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.

• Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.

• Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita al Responsable identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.

• Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.

• Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.

• Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.

• Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de la Compañía.

• Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.

• Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.

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VI. Tratamiento de Datos Sensibles y de Datos Personales de Menores de Edad

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La Compañía reconoce que el Tratamiento de Datos Sensibles es opcional, y en todo caso salvaguardará con medidas de protección reforzadas su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes realizado por la Compañía cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

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VII. Derechos de los Titulares de Datos Personales

 

Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a la Compañía con el objeto de:

 

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

• Abstenerse de proporcionar datos personales sensibles y/o de menores de edad o abstenerse de otorgar respuestas a las preguntas realizadas en esta materia.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

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VIII. Área Encargada de la Atención de Consultas, Peticiones y Reclamos De Los Titulares

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El área encargada en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior de la Compañía es el área administrativa. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita y/o enviando un correo electrónico, a través de cualquiera de los siguientes canales de
contacto:

 

• Dirección: Medellín, Antioquia, Colombia.   Cl 10A # 36-19, El poblado. Oficina 201.

• Correo Electrónico: arlex.mejia@galenicum.com

• Teléfono: +57 3016429904

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IX. Procedimientos De Consultas y Reclamos

 

Consultas: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que la Compañía como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por la Compañía y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el gobierno que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.

Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante la Compañía o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

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1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

4. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.

5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a  partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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X. Período de Vigencia de la Base de Datos

 

La Compañía solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

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XI. Fecha de Entrada en Vigencia
La presente versión de la Política entró en vigencia el día 01 de Enero del 2024.

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2.- AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El titular de los datos personales (en adelante Titular) otorga su consentimiento, previo, expreso e informado a Galenicum Health Colombia S.A.S., identificada con NIT. 900.853.684-2 (“GALENICUM”), para el tratamiento de los datos personales recolectados
con la finalidad de que GALENICUM los pueda usar, utilizar, recolectar, conservar, actualizar, almacenar, suprimir, gestionar, transmitir, transferir, en relación con los trámites pertinentes para el contacto con el Titular, y cualquier otra finalidad que resulte necesaria para cumplir con la ley. El Titular declara conocer y aceptar esas finalidades de manera previa a la suscripción de la presente autorización, de conformidad con la Política de Privacidad y Tratamiento de la Información de GALENICUM (la “Política”), que podrá ser solicitada y/o consultada en cualquier momento.

 

Adicionalmente el Titular declara expresamente conoce los derechos que le asisten en su calidad de titular de Datos Personales, entre los que se encuentran los siguientes: (i) conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada; (iii) previa solicitud, ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales; (iv) presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por violaciones al régimen legal colombiano de protección de datos, y (v) revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, en la medida en que no exista una obligación legal o contractual de permanecer en la respectiva base de datos.  Asimismo, el Titular reconoce que ha sido informado
que no se encuentra obligado a responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.

 

Estos derechos los podrá ejercer a través de los canales o medios dispuestos por GALENICUM para la atención al público en su Política, que permanecerá publicada y/o actualizada en el siguiente enlace para consultas posteriores del Titular: www.galenicumvitae.es o www.galenicumvitae.com
 
Estos derechos los podrá ejercer a través de los canales o medios dispuestos por GALENICUM para la atención al público en su Política, que podrá ser solicitada y/o consultada en cualquier momento. En aceptación de todo lo anterior firma el Titular.

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3.- POLITICA DE COOKIES

 

¿Qué es una Cookie?

 

Una cookie es un pequeño archivo de texto que un sitio web almacena en tu PC, teléfono u otro dispositivo, con información del historial de navegación y puede hacer más eficiente la experiencia del usuario.

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